Det er vesentlig at både leder og medarbeider forbereder seg godt til samtalen. Selve samtalen kan avsluttes med at det fattes beslutninger som skal følges opp av enten lederen, medarbeideren eller begge, og at det lages en handlings- og utviklingsplan.
Etter samtalen er det viktig at både leder og medarbeider tar vare på en kopi av denne handlings- og utviklingsplanen, fordi denne vil være grunnlaget for en oppfølgingssamtale som lederen har ansvaret for å avholde i løpet av de kommende månedene.
Hva skal dere snakke om?
1. Oppsummering av forrige samtale
- hvilke tiltak ble vi enige om?
- hva ble gjennomført, og hva ble resultatet / hva ble stående ugjort?
2. Arbeidsforhold og jobbutførelse
- kjenner medarbeideren bedriftens og avdelingens målsettinger / visjoner?
- kjenner medarbeideren sine egne arbeidsmål og viktigste oppgaver?
- hvordan er medarb. forhold til punktlighet, tidsplanlegging og fristoverholdelse?
- har medarb. den riktige kompetansen?
- klarer medarb. å planlegge arbeidet, og oppnår medarb. de ønskede resultater?
- har medarb. en vilje til å tenke nytt - eller til å ta initiativ?
- er medarbeideren motivert?
3. Relasjoner
- hvordan er forholdet til kollegaer, nærmeste sjef og ledelsen?
- hvordan føler medarbeideren at den generelle trivselen er?
4. Arbeidsvurdering generelt
- vet medarbeideren hva som er forventet av ham/henne?
- føler medarb. at arbeidet og arbeidsoppgavene er interessante og utfordrende?
- får medarbeideren riktige og gode tilbakemeldinger (og både ros og ris)?
- kjenner medarbeideren sin egen utviklingsplan eller karriereplan?
- er medarbeideren fornøyd med sin egen fremgang i bedriften?
- har medarbeideren spesielle ønsker om merkompetanse og kunnskapsøkning?
- er det andre arbeidsområder medarbeideren ønsker å kvalifisere seg for?
Handlings- og utviklingsplanen
Planen er en kort oppsummering av de konklusjoner og tiltak som lederen og medarbeideren blir enige om under medarbeidersamtalen. Den bør gjelde for perioden frem til neste planlagte medarbeidersamtale (normalt 12 måneder) - og den bør målsette hva som skal oppnås, samt sette tidsfrister for dette.
Både leder og medarbeider bør undertegne planen, og begge parter skal ha en kopi.