Definisjon Medarbeidersamtaler:
"...systematiske, vel forberedte, periodiske samtaler mellom overordnet og underordnet, hvor det skal tas sikte på utveksling av informasjon som kan anvendes til planlegging og utvikling både på individnivå og bedriftsplanet."
(Ref. Nordhaug, 1993)
Medarbeidersamtaler er viktige for å bedre kommunikasjonen mellom formenn/linjeledere, og medarbeiderne. Gjennomføres samtalene på en korrekt måte vil også dette føre til en bedret og gjensidig forståelse mellom partene som nevnt tidligere.
Det er derimot svært viktig å presisere at de daglige samtalene ikke må forveksles med medarbeidersamtaler. Den daglige samtalen er ikke lik den vel forberedte, planlagte samtalen.
For at effekten av medarbeidersamtalene skal være så positive som mulig, må enkelte forutsetninger oppfylles.
Den første forutsetningen er at samtalen må være obligatorisk for alle, fra topp til bunn i bedriften.
De ansvarlige bør også sette seg ned å lage en mal for forberedelse, gjennomføring og etterbruken av en slik samtale, som standardiserer disse.
Når en så kommer til hva medarbeidersamtalene skal inneholde, så kan vi nevne at lønn ikke skal diskuteres i medarbeiersamtalene. Lønn tas opp i lønnsforhandlinger eller i et separat møte dersom det er behov for det.
Temaer som derimot bør dekkes er knyttet til arbeidsutførelse, ledelse, grad av tilfredshet, behov og planer for kompetanseutvikling, fastsettelse av fremtidige mål og samarbeidsforhold.
En evaluering som er knyttet opp mot mål som ble satt ved forrige samtale bør også dekkes.
Som kjent så stilles det en del krav til både ledere og medarbeidere i bedriften, for at disse samtalene skal gi bedriften noe konstruktivt. I tillegg til dette kreves det også at møtet holder sted på "nøytral grunn", dvs. ikke på lederens kontor. Lederen må derfor flytte på seg, og holde møtet f. eks. i et konferanserom eller møterom.
Ved siden av strategiske vurderinger av markedets behov for kompetanse innenfor de områdene som en bedrift har utpekt som spesielt interessante satsningsområder, vil medarbeidersamtaler være et viktig virkemiddel for å fange opp den enkelte medarbeiders ønsker samt formidler bedriftens strategi for å nå definerte mål.
Medarbeidersamtaler skal, sammen med systematisk oppfølging av den enkelte medarbeider, sikre optimal utnyttelse av alle ressurser til beste for bedriften og de ansatte.
Alle medarbeidere bør ha rett til medarbeidersamtaler minimum 2 ganger årlig.
Her følger nærmere om målene for medarbeidersamtalene:
Alle medarbeidere i bedriften skal årlig ha en medarbeidersamtale med sin nærmesteleder. En medarbeidersamtale er en planlagt og systematisk samtale hvor begge parter på forhånd har forberedt hvilke forhold, problemer og utfordringer som de ønsker drøftet. Medarbeidersamtalen skal således kunne være en arena for konkret planlegging av den enkeltes totale arbeidssituasjon i den kommende perioden. Det er derfor viktig at arbeidsoppgaver, økonomiske og faglige arbeidsmål, samarbeidsforhold, kompetanse