"En direktør, som var mer enn overarbeidet, tilkalte en anerkjent (og dyr) konsulent. Konsulenten sa: Jeg skal spare deg for masse arbeid, masse frustrasjoner og sannsynligvis flere millioner. Det du skal gjøre nå er å rangere de aller viktigste tingene du ønsker å få gjort - fra 1 til 10. Når du har gjort dette, kan du ringe meg og jeg kommer med èn gang. Da direktøren var ferdig med opplistingen, kom konsulenten tilbake, satte en tykk ring rundt punkt nummer 1, og sa: Gjør dette, og glem de andre! Ring når det er ferdig! Da han ble ringt etter, kom konsulenten tilbake, satte en ring rundt nr. 2, og sa igjen: Gjør dette! Og glem resten!
Og dette gjentok seg til listen var ferdig.... Direktøren skjønte fort tegningen - og ble effektiv og fokusert. Og konsulenten fikk sitt høye honorar!"
Det kanskje viktigste rådet for å få ting gjort, er derfor følgende:
Gjør èn ting av gangen - vær fokusert på det - og gjør det ferdig!
Du må vite hva du skal gjøre, hvorfor du skal gjøre det, og ha en plan for å få det gjort. Og du må ha èn ting i fokus, som i historien om direktøren ovenfor.
Dessuten må du gjennomgå følgende vurdering:
Hva er viktig? ... eller ikke viktig?
Du må altså foreta en gjennomgang av prioriteringene! Et godt ordspråk sier: "Veien til elendighet er å prioritere det som haster, fremfor det som er viktig". Hvordan står det til hos deg?
Av og til må du også faktisk stoppe opp og spørre deg selv følgende:
Hva gjør jeg akkurat NÅ?
... for er det du gjør akkurat NÅ, det mest hensiktsmessige du kan gjøre? Kanskje bruker du tiden din på andre ting og på andre måter enn å gjøre DVT (De Viktige Tingene)? Kanskje kunne du være mer effektiv også? Eller kanskje du har noen "tidslekkasjer" - og du sitter i en akkurat nå?
For å få til dette, må du faktisk inn i et "planleggingssystem":
Tenk / planlegg i 5 minutter hver morgen!
... der du legger opp dagen slik at du kommer bedre ut i forhold til målene dine.
Egentlig starter "planlegging" med å sette opp en "ukeplan" - som består av både "det du må gjøre", "De Viktige Tingene" og "Hva du ønsker å få gjort"
Og sist, men også like viktig, kommer måter du kan effektivisere deg selv på. Tenk over spørsmålene:
• Kan oppgavene delegeres? Eller at man utnytter samarbeidet med kollegaer, e.l.?
• Kan man si mere NEI? Kommer oppgavene utenfra? Kan man melde fra om "sprengt kapasitet"? Kan man endre systemet? Kan jobbene bli fordelt riktigere?
• Kan man gjøre tingene på en annen måte? Gjøres det tungvint? Hva med litt nytenking?
• Hvordan er ditt eget engasjement? Kan det bli bedre?