Alle er forhåpentligvis godt forberedt, og har bekreftet at de er tilstede og tilgjengelige.
Vi beskriver sertifiseringsprosessen med et grafisk flytskjema som viser prosess-, og dokumentflyt, og en aktivitetsbeskrivelse som viser utførlig hva som skjer i de enkelte trinn i prosessen, og hva du bør tenke på.
Prosess,- og dokumentflyt i sertifiseringsprosessen
Aktivitetsbeskrivelse av sertifiseringsprosessen
Trinn 1: Dokumentgjennomgang
Beskrivelse
Revisjonsleder gjennomgår kvalitetssystemets dokumentasjon i forhold til standardens krav
Gjennomgangen skjer enten hos revisjonsleder uten deltakelse fra din bedrift, eller i din bedrift
Hvis kvalitetssystemet er edb basert er det antagelig mest praktisk å gjennomgå systemet i din bedrift.
Hva du bør tenke på
Ved dokumentgjennomgang hos revisjonsleder
Sjekk gjennom dokumentasjon før den sendes over til revisjonsleder
Avvent tilbakemelding
Ved dokumentgjennomgang i din bedrift
Sjekk at systemet fungerer og at det ikke skal gjøres noe arbeid med datasystemet på dagen
Sjekk at du har datasupport tilgjengelig
Forbered en total presentasjon av systemet
Du må kunne vise at systemets dokumentasjon er godkjent. Hvis systemet kun er databasert så må du kunne vise til en godkjenning av versjon eller lignende bevis
Etterarbeid
Du vil normalt få avvik fra dokumentgjenomgangen.Korrigering av dokumentavvik involverer ofte en implementering i bedriften som krever betydelig innsats, men som må gjøres før hovedrevisjon ( sertifiseringsrevisjon)
Sjekkpunkter:
Det anbefales at det gjennomføres et møte med alle ledere i bedriften hvor man gjennomgår de enkelte avvik og ber om tilbakemelding. Grunnen til denne anbefaling er at et avvik kan medføre etablering av nye funksjoner, og dette kan ta tid. Bli enige på møtet om tidsfrister for nødvendige aksjoner. Ta med bedriftens øverste leder
Revurder planlagt dato for sertifisering. Det er viktigere at det gjøres et grundig arbeid på dette stadium, det er vanskeligere senere
Ved innføring av nye funksjoner, etterprøv for å se at de fungerer
Fordel avvik til de respektive ansvarlige og be om aksept for mulighet for gjennomføring innen fastsatt frist
Trinn 2 Planmøtet - (avholdes evt. samordnet med dokumentgjennomgang)
Beskrivelse
Målet med planmøtet eller formøte/pre-assessment som det også kalles, er ved stikkprøve: vurdere at din bedrift er klar for å starte sertifiseringsprosessen, og etablere kontakt og samarbeid.
Dette er en kritisk milepel da det er et stort nederlag å avbryte en sertifiseringsprosess, som kan skje hvis det under hovedrevisjon avdekkes større avvik som ikke kan korrigeres innen tidsfrist for dette (13 uker)
Hva du bør tenke på
Du vil i forkant av planmøtet få et program over hva revisjonsleder vil gjennomgå.Ofte ønsker revisjonsleder en runde i bedriften og da bør du forberede organisasjonen på dette.Hvis revisjonsleder ønsker å intervjue spesielle funksjoner bør du avtale tidspunkt med de berørte.
Sjekkpunkt:
Sjekk at du har arkiv med registreringer tilgjengelig (revisjonsrapporter, opplæringsbevis etc.)
Be alle i organisasjonen være forberedt på dagen og be de være à jour med saker som angår kvalitetssystemet
Etterarbeid Det er de samme krav til korrigerende tiltak som ved dokumentgjennomgang
Trinn 3: Hovedrevisjon (sertifiseringsrevisjon)
Beskrivelse
Hovedrevisjon (sertifiseringsrevsjon) er hovedaktiviteten i sertifiseringsprosessen.
Revisjonsteamets oppgave er å verifisere at systemdokumentasjon og etterlevelse er i henhold til standardens krav. I revisjonsteamet vil det være fagkompetanse for å sikre at fagrelaterte område vedrørende revisjonen blir ivaretatt.
Det er viktig for revisjonteamet at de kjenner de kritiske områder og funksjoner i din bedrift. Ikke forvent at revisjonsteamet er ekspert på akkurat din bedrift.
Husk: ethvert avvik eller en observasjon er et forbedringsforslag!
Hva du bør tenke på
I forkant av revisjonen vil du få tilsendt et program for revisjonen. Normalt får du programmet 14 dager i forveien, men det går an å be om å få programmet før. Det kan lønne seg å ta et møte med ledere i bedriften for å planlegge revisjonsdagen. Se også tidligere avsnitt på denne webside om forberedelse til revisjon
Sjekkpunkter:
Kvalitetsleder bør være med på alle intervjuer, både som støtte og for egen observasjon. Husk ikke å blande deg inn i intervjuene hvis ikke revisjonsleder spør deg. Det er den intervjuede som skal revideres
Ta gjerne en runde med de som skal intervjues. Det er alltid spenning ved en revisjon og en liten prat hjelper for de som er nervøse
Revisjonsteamet har taushetsplikt men hvis det er prosjekter e.l som er underlagt godkjenning av personell (f.eks leveranser til forsvaret e.l) så kan innsyn til disse prossjekter skjermes fra revisjon evt. at revisjonsteamet blir klarert på forhånd. Det siste er antakelig ikke praktisk
Det er ofte at revisjonsteamet får kopier av dokumentasjon i løpet av revisjonen. La det være et prinsipp at denne dokumentasjon innleveres når revisjonsteamet reiser. Dett gjelder selvfølgelig ikke presentasjonsdokumentasjon, brosjyrer og lignende
Etterarbeid:
Nå er det bare å hive seg over de avvik som har blitt avdekket ved revisjonen (regner med at det ble noen). Det er bare disse avvik som skal korrigeres før dere får sertifikatet
Sjekkpunkter :
Fordel avvikene til de ansvarlige
Fastsett først en kort tidsfrist for å foreslå ”forslag til korrigerende tiltak” som oversendes revisjonsleder for kommentar
Sett tidsfrister for korrigering av avvikene. Det kan være en fordel å avsette et ledermøte for å godkjenne alle korrigerende tiltak. Dere får kun ca. 13 uker for å lukke avvikene
Husk på at lukking av avvikene betyr å vurdere omfang av avviket i bedriften og gjennomføre korrigerende tiltak for å hindre at dette ikke skjer igjen. Dette forteller sikkert revisjonsleder.
Trinn 4: Sertifikatoverrekkelse
Beskrivelse
For revisjonsleder er dette også en stor dag. Revisjonsleder er sertifiseringsorganets prosjektleder for sertifisering av din bedrift, og første mål er nådd: utdeling av sertifikatet.
Revisjonsleder vet at det er nå det spennende starter. Han vet at det i tiden fremover gevinsten og nytteverdien av sertifiseringsordningen vil komme bedriften til gode
Hva du bør tenke på
Gratulerer!
Et mål er nådd og det er tid for ros og litt stas rundt denne milepel.