Forberedelsen til dokumentgjennomgangen er stort sett å se gjennom at dere kan presentere miljøstyringssystemets dokumentasjon (elektronisk eller papirutgave). Det vil også bli spørsmål om registreringer, f. eks. avviksystemet, kontrakter, opplæringsbevis, møtereferat fra ledelsens gjennomgåelse o.l. Sjekk derfor at denne dokumentasjonen er tilgjengelig. Hvis revisjonsleder velger at dette møtet også skal være et planmøte (planmøte = sjekke at dere er klar for sertifisering) vil han/hun ta en runde i bedriften, og eventuellt intervjue et par medarbeidere. I så tilfelle bør det informeres om dette på forhånd til dem det måtte berøre.
Fase 2 - Forberedelse til sertifisering (hovedrevisjon)
Forberedelse er viktig i forhold til at alle i bedriften skal føle trygghet ved det å bli revidert. Det er et moment av spenning ved revisjon, og det er ikke uvanlig at det oppstår noe nervøsitet. Informasjon til de ansatte, ikke bare fra den som er HMS-leder, men fra ledere på alle nivåer i bedriften er viktig.
Forslag til informasjon som bør gå til de ansatte:
Til alle medarbeidere!
Vi skal nå gjennomføre selve sertifiseringsrevisjonen av vårt miljøstyringssystem. Dere har alle fått programmet for revisjonen, og der er det avtalt intervjuer med flere av dere.
Intervjuet er en del av en stikkprøve på om miljøstyringssystemet fungerer og etterleves av oss. Her er noen punkter som dere kan bli spurt om :
- Kjenner du bedriftens miljøpolitikk ?
- Hvilket forhold har du til vesentlige miljøaspekter ?
- Hvilket ansvar har du, og hvilke oppgaver har du ?
- Kjenner du miljøstyringssystemet, og kan du finne frem i systemet ?
- Hvilke deler av systemet angår deg ?
- Er du eier eller ansvarlig for noen prosedyrer ?
- Har du selv rapportert avvik ?
- Har du fått avvik som du er ansvarlig for ?
- Er du blitt revidert av internrevisjonen i bedriften, og evt. hva var
resultatet ?
- Har du noen forbedringsaktiviteter på ditt område ?
Dere vil bli spurt om å vise eksempler på dokumentasjon og lignende.
Svar på det revisjonsteamet spør om, og vær ærlig og oppriktig.
Hensikten med revisjonen er også å få belyst eventuelle problemområder.
Lykke til!
Bedriften bør kunne svare bekreftende på de fleste av sjekkpunktene i følgende sjekkliste:
Sjekklisten er et forenklet sammendrag av standardens krav og omfatter ikke standarden i sin helhet. Ved fordypning i ISO 14001 anbefales det at standarden benyttes. Sjekklisten er egnet til f.eks en egenkontroll før man starter en sertifiseringsprosess.
ISO 14001:1996 Det forventes av din bedrift at:
4.2
Miljøpolitikk Miljøpolitikken foreligger (gjerne på oppslagstavla) og er kommunisert og kjent blant de ansatte.
4.3
Planlegging Det foreligger en prosedyre på hvordan miljøaspekter og de betydelige miljøaspekter skal identifiseres og oppdateres.
Det er en prosedyre som sikrer at bedriften til enhver tid er oppdatert på relevante myndighetskrav .
Det kan dokumenteres at relevante lover og forskrifter overholdes.
Hvis bedriften har utslippstillatelse, kan det dokumenteres at kravene overholdes?
Det er definert miljømål som styres og følges opp ved hjelp av en handlingsplan e.l?
4.4
Iverksetting og drift Oppgaver, ansvar og myndighet for miljøarbeidet i bedriften er fastsatt og dokumentert.
Alle har fått relevant opplæring om miljøstyring , miljøpolitikk og miljøprosedyrer.
Det foreligger en prosedyre for ekstern kommunikasjon, og at den er implementert .
Det er implementert et system for dokumentstyring som ivaretar utgivelse godkjenning og vedlikehold av systemdokumentasjon .P Det er driftskontroll over alle vesentlige miljøaspekter ved alle tjenester og aktiviteter, samt anskaffelser til bedriften .
Det er utarbeidet beredskapsplaner for potensielle uhell som kan ha miljøvirkninger.
4.5
Kontroll & korrigerende tiltak Behov for målinger av nøkkelinformasjon for kontroll med de betydelige miljøaspekter er vurdert og dokumentert.
Måleutstyr er vedlikeholdt og kalibrert.
Det er etablert et system for å ivareta registreringer.
Det er implementert et system for håndtering av avvik.
Det er implementert et system for internrevisjon.
4.6
Ledelsens gjennomgåelse Ledelsens gjennomgåelse utføres periodisk og besluttede tiltak iverksettes og følges opp.