Paragraf 5 i Internkontrollforskriften setter krav til dokumentasjon av HMS-arbeidet. Vi kaller paragraf 5-1 til 5-3 for påsepliktene hvor man skal påse at henholdsvis lover og regelverk er tilgjengelig i 5-1, hvor alle arbeidstakere skal ha kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å utføre arbeidet på en helse-, miljø- og sikkerhetsmessig måte etter §5-2, og hvor det etter §5-3 følger at utarbeidelse, praktisering og endringer i virksomhetens internkontroll skal skje i samarbeid med og inkludere arbeidstakerne i virksomheten.
Paragraf 5-4 til 5-8 i internkontrollforskriften angir hvordan man skal dokumentere HMS-arbeidet. §5-4 setter krav til at man skal ha en skriftlig målsetting for HMS-arbeidet. Dette kan være alt fra kvantifiserbare mål som null-visjon i forhold til skader, ulykker og sykefravær eller mer ”runde” målsettinger om stadige forbedringer.
§5-5 setter krav til at man har oversikt over HMS-organisasjonen, altså hvem som har ansvar for hva av HMS-arbeidet i virksomheten. Hva er arbeidsgivers ansvar? Og hva med den enkelte arbeidstaker? Hva skal verneombudet og evt. arbeidsmiljøutvalg gjøre og finnes det HMS-ansvarlige eller lignende og hva er i så fall deres ansvar.
§5-6 krever at man foretar en risikovurdering. Dette gjelder alle bedrifter, også de merkantile. Forskjellen ligger selvsagt i omfanget av vurderingen som er større jo mer risiko bedriften opererer under. §5-7 krever videre at man foretar en avvikshåndering slik at avvik i forhold til HMS-lovverket hånderes på en skikkelig møte og §5-8 krever at man foretar en årlig revisjon av det systematiske HMS-arbeidet.
Både HMS kurs for ledere og verneombud går gjennom internkontrollforskriften og forklarer mer i detalj hvordan man skal oppfylle forskriftskravene. I tillegg finnes det kurs i HMS-revisjon som mer spesifikt tar for seg kravene til dokumentasjon i følge den samme forskriften. Det finnes et vell av permer med mer eller mindre ferdigutfylte skjema, men de siste årene har det dukket opp vel så gode alternativer som databaserte produkter for å håndtere kravene. Da får man både et dynamisk system som man kan tilpasse egen virksomhet, og man får ikke minst et levende system i forhold til permen som står og støver ned i hylla.