- Et dokumentert styringssystem skal være utarbeidet og
innført.
- Systemet skal være implementert d.v.s bedriften må
kunne vise til at systemet benyttes i den daglige drift.
Det er uttalt at det er ”den gode vane” og ikke "den gode hensikt” som sertifiseres. Det vil si at den gode vane må være innarbeidet innen alle områder og funksjoner i bedriften.
Det må også foreligge dokumentasjon (registreringer) på at aktiviteter er utført innen visse kravelementer i standardene. Et eksempel på en registrering er bevis på at opplæringstiltak er gjennomført (kursbevis).
De fleste sertifiseringsselskaper tilbyr en statusanalyse som en sideordnet tjeneste til sertifisering. En statusanalyse inngår ikke i selve sertifiseringsprosessen. En statusanalyse kan betraktes som en ”prøvesertifisering”, hvor det avgis en rapport over hva som mangler ved bedriftens dokumenterte system og dets implementering, i forhold til en valgt systemstandard.
Rapporten kan da benyttes som handlingsplan for å oppnå et sertifiseringsklart system. Sertifiseringsselskap gir ofte et prisavslag på sertifisering hvis man gjennomfører en statusanalyse i forkant av sertifiseringsprosessen.
Hvis man velger å avholde en statusanalyse, anbefales det å gjennomføre statusanalysen i slutten av implementeringsfasen av systemet. Dette for å sette fokus på de konkrete mangler som gjenstår før systemet endelig er sertifiseringsklart.
En god internrevisjon er et godt alternativ til en statusanalyse.
Internrevisjon må også gjennomføres som et krav i ISO 9001/14001 og EMAS.
Når man har valgt å gå for en sertifiseringsprosess lønner det seg å koble inn sertifiseringsorganet på et tidlig tidspunkt for en gjennomgang av systemdokumentasjonen. Dette for å få konkrete korreksjoner på de mangler som gjenstår i det dokumenterte system. En slik dokumentgjennomgang er en del av sertifiseringsprosessen og inngår i prisen for sertifiseringsoppdraget. Man kan ofte ha et par runder med dokumentgjennomgåelser med sertifiseringsorganet, før sertifiseringsorganet beregner seg pristillegg i forhold til en inngått sertifiseringskontrakt.