Typisk er at ”det skal være en Lotus Notes applikasjon”, ”det skal være en Oracle database”, ” det skal være kompatibelt med MS-office” etc.
Noen sjekkpunkter i tillegg: - Hvor omfattende skal et system være? Kan vi klare oss
med et dokumenthåndteringssystem ?
- Skal vi ha mobil tilgang ?
- Ønsker vi et papirløst system ?
Ved valg av et IT basert kvalitetssystem skal man som ved innkjøp av alle andre IT-systemer utarbeide en kravspesifikasjon og ta en grundig forespørselsrunde med sjekk av referanser.
Øvrige sjekkpunkter: - Fastsett sjekkpunkter og akseptansetester.
- Test ut løsninger før de legges ut.
- Avsette nødvendig tid og ressurser til opplæring.
Selv om kvalitetssystemer som selges i markedet i dag har både dokumentstyringssystem, avvikssystem, system for internrevisjon og forbedring etc., så bør systemene betraktes som et verktøy for kvalitetssystemet i bedriften.
De fleste metodene (prosedyrene) må hver enkelt bedrift fastsette, og man bør samtidig være kritisk til de standardmetodene som tilbys og vurdere om disse passer for bedriften.
Det er eksempel på at IT-baserte kvalitetssystemer har arbeidskrevende godkjenningsprosesser for dokumentasjon, eller lite hensiktsmessige avvikssystemer som er mer til bryderi enn nytte.
Vær like kritisk til et innkjøp av et kvalitetssystem som du ville vært til innkjøp av et produksjonssystem eller et økonomisystem.