Manuelt system De fleste i dag som har hatt PC i 20 år fnyser litt av manuelle, papirbaserte systemer. Men det er verdt å merke seg at den industri som står bak våre anerkjente kvalitetsstandarder og metoder fortsatt bruker manuelle systemer mot sluttbrukeren.
F.eks. så bruker flyindustrien fortsatt papirdokumentasjon både til vedlikeholdsprosedyrer og operative flyinstrukser. Hvis du tar en titt i en cockpit i dag på de mest moderne passasjerfly, så sitter annenflygeren med en sjekkliste som gjennomgås før oppstart. Den skal ikke bare leses, men også bekreftes av kapteinen for hvert enkelt sjekkpunkt.
Hvorfor? Fordi sjekklisten skal være tilgjengelig der og da, og det er innebygd en sikkerhet i at en spør og en annen bekrefter. Enkelt og sikkert! Noe å tenke på i forbindelse med de store ulykker som har vært i den senere tid.
Vi har en parallell i vårt dagligliv i forbindelse med reisebyråtjenester hvor praksisen er at reisebyrået bekrefter telefonbestilling du har gjort med datoer, flytider etc. Dette er faktisk en viktig og enkel form for kvalitetssikring som kan benyttes av mange.
Et manuelt papirbasert system kan fortsatt brukes men ”papiret” ligger vel i dag lagret på en datamaskin.
Manuelt system er ofte basert på at det ikke benyttes IT-systemer, databaser e.l, men manuelle registre til avviksregister, dokumentregister etc.
Databasert system (databaser) Her snakker vi om datasystemer som ivaretar både dokumentstyring av den styrende dokumentasjon og funksjoner innen avviksbehandling, revisjonsoppfølging, organisasjonsoppfølging, kompetanseutvikling etc. Her blir det et økonomisk og praktisk valg hvor omfattende man ønsker et system. Det kan være en fordel å starte med selve dokumentstyringsmodulen og utvide med øvrige moduler etterhvert.
Databaserte systemer er bygget opp med støtte i forskjellige systemer.
Windowsbaserte:
Her finnes flere systemer og hvis man har Windows som operativsystem, så bør man vudere system basert på denne plattform. Microsoft har jo også løsninger som kan benyttes for dokumenstyring f.eks. Microsoft Exchange Server som mange allerede har fra før.
Lotus Notes:
Lotus har reist seg som fugl fønix med Lotus Notes, og et hav av applikasjoner er utviklet basert på Lotus Notes. Lotus Notes er i seg selv et dokumentadministrasjons- system. Lotus Notes har databasefunksjonalitet, og det er flere bedrifter som har designet en egen databaseløsning for dokumenthåndtering og andre databasebehov, f.eks. avvikshåndtering. Men det tilbys kvalitetssystemer basert på Lotus Notes som har stor utbredelse i dag. Mange velger et ferdig produkt for å sikre et fremtidig vedlikehold og support.
WEB basert:
Ved de 2 førstnevnte systemkategorier er det også mulig med konvertering og visning på WEB. Det er også rene WEB baserte systemer som har en databaseløsning. Presentasjonen er med et web grensesnitt, mens ”dokumentasjonen” og data er systematisert i en databaseløsning.